Beveiligd Mailen

Als verzender kun je alles nog zo goed geregeld hebben, als de ontvanger niet de nodige veiligheidseisen stelt, dan bestaat er alsnog een kans dat de mail wordt onderschept. Daarom wordt er bij beveiligd mailen ook gekeken naar de ingestelde veiligheidsprotocollen aan de ontvangende kant. Dit gebeurt volledig automatisch en voordat de mail afgeleverd wordt. Mochten de protocollen en technieken niet voldoen aan de minimale eisen van de verzender, dan wordt de e-mail niet afgeleverd aan de mailserver en individuele mailbox van de ontvanger. In plaats daarvan ontvangt deze een aankondigingsmail, waarbij er een veilige route wordt aangeboden om de e-mail te zien.

Als een e-mail gevoelige persoonsgegevens bevat, dan wordt de e-mail niet direct naar de mailserver van de ontvanger verzonden. De e-mail gaat in dat geval naar een beveiligde omgeving, waar de e-mail tijdelijk wordt tegengehouden. Dan volgt eerst een controle of een beveiligd transport tot en met de mailbox van de ontvanger kan worden gegarandeerd. Hiervoor zijn diverse protocollen en technieken opgesteld, die automatisch en voor aflevering kunnen worden opgevraagd, dan wel worden gecontroleerd. De verzender bepaalt, al dan niet met advies van een Beveiligd Mailen-expert, op welke standaarden moet worden gecontroleerd.

Voldoen de aanwezige protocollen en technieken op de ontvangende mailserver aan de gestelde standaarden, dan wordt de e-mail vrijgegeven en, via de mailserver van de ontvanger, afgeleverd in de persoonlijke mailbox.

In dit laatste scenario kan de e-mail met gevoelige persoonsgegevens niet gegarandeerd worden afgeleverd via een volledig beveiligde verbinding. Gezien de gestelde veiligheidsnormen is het risico te groot dat de inhoud van de mail in verkeerde handen terecht kan komen. De tijdelijk tegengehouden e-mail wordt niet vrijgegeven en blijft op de beveiligde server staan. Om de ontvanger in te lichten dat er een e-mail ter attentie van hem, haar of hen klaar staat, ontvangt deze een aankondigingsmail. In deze aankondigingsmail staat wie de verzender is en wanneer en wat die heeft verzonden. Daarnaast wordt uitgelegd dat het gaat om een e-mail met gevoelige persoonsgegevens en dat de mail niet wordt doorgezonden ter voorkoming van een mogelijk verlies of diefstal van die gegevens. In plaats daarvan dient de ontvanger in te loggen in de beveiligde omgeving. Voor extra zekerheid wordt op dat moment ook een sms-code gestuurd naar het mobiele nummer van de ontvanger. Door middel van deze two-factor-authenticatie wordt gegarandeerd dat alleen de juiste ontvanger de inhoud van de e-mail kan inzien.

Na het succesvol inloggen kan de ontvanger de e-mail online lezen, besluiten om deze te downloaden via een beveiligde verbinding naar de eigen computer of direct een antwoord sturen via de beveiligde verbinding en -server.